Ekipex recrute une Assistante Back Office et Administrative en CDI (Casablanca Présentiel).
Contexte du poste:
KRYOTECH (marque commerciale est EKIPEX) est une entreprise en développement dans le secteur des services techniques (maintenance, froid industriel, équipements).
Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, nous recherchons un(e) Assistante Back Office et Administrative pour assurer la coordination opérationnelle quotidienne, la relation client et le bon fonctionnement interne des équipes.
Missions principales.
1. Suivi des interventions et support technique.
- Assister les techniciens, livreurs et sous-traitants dans le suivi des interventions.
- Créer, saisir et planifier les demandes d’intervention.
- Suivre l’avancement des dossiers et assurer leur mise à jour régulière.
- Envoyer les rapports aux clients dans les délais impartis.
- Assurer un suivi terrain rigoureux pour garantir la bonne exécution des interventions.
2. Gestion des bases de données et parcs clients.
- Créer et maintenir à jour les bases des parcs clients.
- Assurer la mise à jour des bases de données administratives et techniques.
- Veiller à la fiabilité et à la traçabilité des informations.
3. Suivi des commandes et logistique.
- Suivre les commandes des points de vente pour la distribution des fûts et produits (machines BAP, frigos, machines à café, consommables).
- Suivre les commandes de pièces détachées effectuées par les techniciens et soustraitants.
- Préparer les bons de commande et les bons de livraison.
4. Suivi administratif et relationnel.
- Répondre aux demandes des clients (email, téléphone, messagerie) avec professionnalisme.
- Gérer les situations imprévues et réclamations.
- Assurer la communication avec les assurances pour le suivi des sinistres et la mise à jour des dossiers.
- Préparer les bons de commande relatifs aux travaux de vidange et à l’entretien du parc véhicules.
- Participer au suivi des contrats de maintenance et des prestataires.
5. Coordination et appui opérationnel.
- Coordonner les équipes internes et les prestataires.
- Mettre à jour les tableaux de bord et assurer la transmission des informations entre services.
- Organiser les plannings et assurer le suivi des documents administratifs.
- Assurer un appui opérationnel à la direction.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.
Profil recherché.
- Formation en gestion, administration ou équivalent.
- Expérience souhaitée: 1 à 3 ans sur un poste similaire.
- Excellentes capacités de communication écrite et orale.
- Très bonne organisation et sens des priorités.
- Réactivité, autonomie et sang-froid face aux imprévus.
- Discrétion et professionnalisme.
- Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
- Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Outlook.
- Esprit d’équipe et sens du service client.
Compétences requises.
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Capacité de planification et de suivi.
- Bonnes compétences en communication écrite et orale.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Esprit d’équipe et sens du service client.
Positionnement hiérarchique.
Rattaché(e) à: Mme Imane AOUANE — gérante.
Collaboration avec: Techniciens, livreurs, sous-traitants, service logistique et clients.
Rémunération: 6 000,00 MAD net / mois.
Disponibilité: Immédiate souhaitée.
